درسنامه آموزشی پودمان 5 ارائه دهنده خدمات رایانه‌ای کلاس دهم شبکه و نرم افزار

آیا تا به حال اندیشیده‌اید

- چگونه می‌توان نامه‌های الکترونیکی را به‌صورت سازمان یافته مدیریت کرد؟
- چگونه می‌توان فایل‌ها را به‌صورت امن ذخیره کرد و به اشتراک گذاشت؟
- چگونه می‌توان یک گزارش گروهی را به‌صورت هم‌زمان ایجاد و ویرایش کرد؟
- چگونه می‌توان یک جلسه online با کیفیت بالا برگزار کرد؟
- چگونه می‌توان یک نظرسنجی یا فرم ثبت‌نام online ایجاد کرد؟
- چگونه می‌توان فرم‌ها یا آزمون‌های فارسی online ایجاد کرد؟

آنچه از هنرجو انتظار می‌رود

1- ایجاد، آپلود و سازماندهی فایل‌ها در Google Drive با ساختار فولدرهای طبقه‌بندی شده را انجام دهد.
2- اشتراک‌گذاری ایمن فایل‌ها (تعیین سطح دسترسی: مشاهده / ویرایش) برای پروژه‌های گروهی را انجام دهد.
3- ارسال و دریافت ایمیل‌های ساختارمند با استفاده از موضوع واضح، امضای الکترونیک و پیوست فایل را در آن‌ها انجام دهد.
4- فیلتر کردن ایمیل‌ها و مدیریت برچسب‌ها برای اولویت‌بندی پیام‌ها را انجام دهد.
5- اسناد متنی، ارائه و جداول در Slides ،Google Docs و Sheets با قالب‌بندی حرفه‌ای ایجاد کند.
6- همکاری هم‌زمان با همکلاسی‌ها روی اسناد (نظردهی، ویرایش و ردیابی تغییرات) را انجام دهد.
7- برگزاری و مدیریت جلسات آنلاین (اشتراک صفحه، ضبط جلسه و کنترل دسترسی شرکت کنندگان) را انجام دهد.
8- طراحی Google Form برای نظرسنجی‌ها یا ثبت اطلاعات پروژه با سؤالات چندگزینه‌ای، تشریحی و اعتبارسنجی پاسخ‌ها را انجام دهد.
9- با نمودارهای خودکار در Google Sheets تحلیل نتایج فرم‌ها را انجام دهد.

استاندارد عملکرد

با درک قابلیت‌‌های هر ابزار و انتخاب ابزار مناسب برای نیازهای مختلف، اسناد و پرونده‌های خود را به اشتراک بگذارد، emailهای خود را مدیریت کند، گزارش‌های گروهی و فرم‌های نظرسنجی online  ایجاد و جلسات ویدئویی online برگزار کند.

ابزارهای Google

Google مجموعه‌ای گسترده از ابزارها و خدمات online ارائه می‌دهد که می‌توانند در انجام طیف وسیعی از فعالیت‌ها به شما کمک کنند. برای استفاده از بیشتر این ابزارها، نیازی به نصب نرم‌افزار خاصی نیست و به‌راحتی می‌توانید از طریق مرورگر اینترنت خود به آن‌ها دسترسی داشته باشید. با این حال، برای تجربۀ کاربری بهتر و دسترسی سریع‌تر، Google برنامه‌های کاربردی اختصاصی را برای تلفن‌های همراه و سیستم عامل‌های مختلف طراحی کرده است. با نصب این برنامه‌های کاربردی، می‌توانید از امکانات پیشرفته‌تر و عملکرد بهینه‌تر این ابزارها بهره‌مند شوید.

در جدول 3 برخی از مهم‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای Google به همراه کاربردهای اصلی آن‌ها آورده شده است.

Gmail

Gmail یک سرویس email رایگان و پیشرفته از Google است که امکانات زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این سرویس با قابلیت‌هایی مانند جست‌وجوی قوی، سازمان‌دهی emailها با Label و Filter، و ارتباط آسان با ابزارهای دیگر Google مانند Google Drive، یکی از بهترین سرویس‌های email در جهان است. Gmail همچنین امنیت بالایی دارد (مثل احراز هویت دو مرحله‌ای و رمزگذاری پیشرفته) و امکانات هوشمندی مانند دسته‌بندی خودکار emailها و پیشنهاد پاسخ‌های سریع ارائه می‌دهد. شما می‌توانید از طریق وب یا برنامه‌های کاربردی گوشی تلفن همراه، به راحتی به Gmail دسترسی داشته باشید و از آن برای ارتباطات شخصی، کاری و آموزشی استفاده کنید.

ساخت حساب کاربری Gmail

برای ایجاد یک حساب Gmail، مراحل زیر را به‌طور گام‌به‌گام دنبال کنید:

1- ورود به صفحۀ ثبت‌نام

- به سایت gmail.com بروید.

- روی گزینه Create account و بعد گزینه For my personal use کلیک کنید (شکل 55).

2- پر کردن اطلاعات شخصی

- نام و نام‌خانوادگی: نام و نام‌خانوادگی خود را وارد کنید.

- تاریخ تولد و جنسیت: این اطلاعات را وارد کنید.

- نام کاربری: یک نام کاربری (به‌عنوان آدرس email) انتخاب کنید. این نام باید منحصر به‌فرد باشد. اگر نام انتخابی شما قبلاً استفاده شده باشد، Google پیشنهاداتی ارائه می‌دهد. شما می‌توانید از حروف، اعداد، علامت خط تیره و علامت نقطه در نام کاربری خود استفاده نمایید. استفاده از سایر علامت‌ها مجاز نیست.

- رمز عبور: یک رمز عبور قوی انتخاب کنید (ترجیحاً ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها).

3- تأیید اطلاعات

- شماره تلفن: شماره تلفن خود را وارد کنید. این شماره برای بازیابی حساب کاربری در صورت فراموشی رمز عبور یا تأیید هویت استفاده می‌شود.

- آدرس email بازیابی (اختیاری): اگر email دیگری دارید، می‌توانید آن را برای بازیابی حساب وارد کنید.

4- تأیید شماره تلفن

Google یک کد تأیید به شماره تلفن شما ارسال می‌کند. این کد را وارد کنید تا شماره تلفن شما تأیید شود.

5- پذیرش شرایط و حریم خصوصی

شرایط استفاده و حریم خصوصی Google را مطالعه کنید و روی گزینه ”I agree“ کلیک کنید.

6- تکمیل ثبت نام

پس از تکمیل مراحل، حساب Gmail شما ایجاد می‌شود و به صفحۀ اصلی Gmail هدایت خواهید شد (شکل 56).

صفحه اصلی Gmail

صفحه اصلی Gmail از بخش‌های مختلفی تشکیل شده که هر کدام کاربرد خاصی دارند. این بخش‌ها به شما کمک می‌کنند تا به راحتی emailهای خود را مدیریت کنید و از امکانات Gmail به بهترین شکل استفاده کنید.

1- نوار جست‌وجو (Search Bar) در بالای صفحه قرار دارد و به شما امکان می‌دهد به راحتی emailهای خود را با استفاده از کلمات کلیدی، نام فرستنده یا تاریخ پیدا کنید.

2- منوی سمت چپ (Left Sidebar) شامل گزینه‌های متعددی برای مدیریت emailهاست. برای دیدن گزینه‌های بیشتر در این بخش، می‌توانید روی «More» (بیشتر) کلیک کنید تا لیست کامل‌تری از ابزارها و دسته‌بندی‌ها نمایش داده شود. جدول 4 گزینه‌های اصلی این منو را به‌طور خلاصه نمایش می‌دهد.

جدول 4 - گزینه‌های کاربردی منوی سمت چپ

گزینه	توضیحات
Inbox	ایمیل‌های دریافت شده.
Starred	ایمیل‌هایی که شما آن‌ها را علامت‌گذاری کرده‌اید.
Snoozed	ایمیل‌هایی که موقتاً مخفی شده‌اند و در زمان مشخص‌شده دوباره ظاهر می‌شوند.
Sent	ایمیل‌هایی که شما ارسال کرده‌اید.
Drafts	ایمیل‌هایی که نوشته‌اید اما هنوز ارسال نکرده‌اید.
Archived	ایمیل‌هایی که از Inbox خارج کرده‌اید اما پاک نشده‌اند.
Spam	ایمیل‌های ناخواسته یا تبلیغاتی، هرزنامه‌ها.
Trash	ایمیل‌های پاک‌شده.

3- منوی بالایی (Top Bar) در Gmail شامل ابزارهای مفیدی برای مدیریت emailهاست. با استفاده از  Checkbox می‌توانید emailها را انتخاب کنید. گزینه  Inbox ،Refresh را به‌روز می‌کند. گزینه  More Options، گزینه‌های بیشتری مانند Snooze، گزارش Spam و Trash را در اختیار شما قرار می‌دهد. Labels به شما کمک می‌کنند emailها را دسته‌بندی کنید و Filterها امکان مرتب‌سازی emailها براساس معیارهای خاص را فراهم می‌کنند. گزینه‌های کامل این منو در زمان مشاهده محتوای email نمایش داده می‌شود (شکل 57).

4- Inbox بخش اصلی Gmail است و تمام emailهای دریافت شده شما را نمایش می‌دهد. هر email با نام فرستنده، موضوع و بخشی از متن نمایش داده می‌شود.

5- منوی سمت راست صفحه اصلی (Right Sidebar) ابزارهایی را ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کنند علاوه بر مدیریت emailها، از سایر سرویس‌های Google نیز به راحتی استفاده کنید.

6- منوی پایین صفحه (Bottom Bar) میزان فضای استفاده شده از حساب Gmail و Google Drive را نمایش می‌دهد.

7- دکمۀ Compose معمولاً در گوشه سمت چپ بالای صفحه قرار دارد. با کلیک روی آن می‌توانید یک email جدید بنویسید و ارسال کنید.

8- تنظیمات سریع (Quick Settings)  برای تغییر Theme، حجم نمایش emailها و سایر تنظیمات استفاده می‌شود. برای مشاهده تنظیمات بیشتر روی گزینه See all settings کلیک کنید (شکل 58).

مدیریت emailها

مدیریت emailها در Gmail یکی از قوی‌ترین ویژگی‌های این سرویس است. Gmail ابزارهای متنوعی برای سازمان‌دهی، Filter کردن و دسته‌بندی emailها ارائه می‌دهد. با استفاده از این ابزارها و روش‌ها، می‌توانید emailهای خود را به راحتی مدیریت کنید و Inbox خود را سازمان‌دهی شده نگه دارید.

استفاده از Label

Label مانند پوشه عمل می‌کند و به شما کمک می‌کند emailهای خود را براساس موضوع، پروژه یا فرستنده دسته‌بندی کنید. برای ایجاد یک Label از منوی سمت چپ، به پایین بروید و مقابل گزینه Labels روی علامت + (Create new label) کلیک کنید. در کادر ظاهر شده، نام Label را وارد کرده و آن را ذخیره کنید (شکل 59).

برای اضافه کردن Label به email کافی است email موردنظر را انتخاب کرده سپس روی آیکن Label کلیک کنید. Label مناسب را انتخاب و روی دکمه Apply کلیک کنید (شکل 60).

بایگانی کردن emailها

اگر می‌خواهید emailها را از Inbox خارج کنید اما آن‌ها را پاک نکنید، می‌توانید از گزینه Archive استفاده کنید. برای این کار email موردنظر را انتخاب کنید و روی آیکن Archive کلیک کنید.  emailهای بایگانی شده در بخش All Mail یا Archive قابل مشاهده هستند.

ستاره‌دار کردن emailها (Starred)

برای علامت‌گذاری emailهای مهم، می‌توانید از ستاره استفاده کنید. کنار هر email، روی آیکن Star کلیک کنید. emailهای ستاره‌دار در بخش Starred در منوی سمت چپ نمایش داده می‌شوند.

حذف emailها

چنانچه دیگر به email نیاز ندارید، می‌توانید آن‌ها را حذف کنید. با کلیک روی آیکن سطل زباله (Delete)، email موردنظر به بخش Trash منتقل می‌شود و بعد از 30 روز به‌طور خودکار پاک می‌شود. حذف emailهای غیرضروری باعث سازمان‌دهی بهتر Inbox، آزادسازی فضای ذخیره‌سازی، افزایش کارایی و بهبود امنیت حساب شما می‌شود.

دسته‌بندی خودکار

Gmail به‌طور خودکار emailها را در زیانه‌های مختلف مانند Social ،Primary و Promotions دسته‌بندی می‌کند (شکل 61).

جست‌وجوی پیشرفته

با استفاده از ابزار Filter در منوی جست‌وجو، می‌توانید معیارهای دقیقی مانند فرستنده، تاریخ، کلمات کلیدی و موارد دیگر را مشخص کنید تا یک جست‌وجوی پیشرفته و هدفمند در میان emailهای خود انجام دهید و به سرعت به نتیجه موردنظر برسید (شکل 62).

گزارش Spam

Spam email یا هرزنامه، به emailهای ناخواسته و اغلب تبلیغاتی گفته می‌شود که بدون درخواست شما ارسال می‌شوند. Gmail به‌طور خودکار بسیاری از این emailها را شناسایی کرده و به پوشه Spam منتقل می‌کند. شما نیز می‌توانید با استفاده از گزینه email ،Report Spamهای ناخواسته را به این پوشه انتقال دهید تا از دریافت آن‌ها در آینده جلوگیری کنید.

نوشتن email جدید

برای نوشتن email جدید، روی گزینه Compose کلیک کنید تا کادر ارسال email باز شود (شکل 63).

نشانی گیرنده، موضوع و محتوای email خود را وارد کنید.

پاسخ دادن به email

برای پاسخ به هر email کافی است روی دکمه Reply در پایین محتوای آن کلیک کنید. کادر پاسخ‌دهی باز شده و آدرس فرستنده، به‌طور خودکار در بخش آدرس گیرنده قرار می‌گیرد. متن پاسخ موردنظر را نوشته و روی دکمه Send کلیک کنید.

Google Drive

Google Drive یک سرویس Cloud storage است که به شما امکان می‌دهد فایل‌های خود را به‌صورت online ذخیره کرده و از هر دستگاه به آن‌ها دسترسی داشته باشید. این ابزار از انواع فایل‌ها پشتیبانی می‌کند و قابلیت‌هایی مانند اشتراک‌گذاری آسان، همکاری Real time و نسخه‌بندی خودکار را ارائه می‌دهد.

Google Drive با ابزارهای Google مانند Sheets ،Docs و Slides یکپارچه شده و امکان ویرایش online فایل‌ها را فراهم می‌کند. با جست‌وجوی پیشرفته، دسترسی offline و امنیت بالا، Google Drive به ابزاری ضروری برای افراد، گروه‌ها و کسب‌وکارها تبدیل شده است.

ایجاد یک کتابخانه دیجیتال با استفاده از Google Drive

هدف این پروژه ایجاد یک کتابخانه دیجیتال برای ذخیره‌سازی و سازماندهی کتاب‌ها، مقالات و منابع آموزشی به‌صورت online با استفاده از Google Drive است. این پروژه می‌تواند برای دانشجویان، معلمان یا هر گروهی که نیاز به دسترسی آسان به منابع دارند مفید باشد.

1- ورود به Google Drive: در مرورگر Google Chrome در منوی ابزار Google روی گزینه Drive کلیک کنید. همچنین می‌توانید در یکی از مرورگرهای خود آدرس drive.google.com را وارد کنید. سپس باید به حساب کاربری خود وارد شوید. اگر از قبل به حساب Google خود وارد شده‌اید، مستقیماً به صفحه Google Drive هدایت می‌شوید و می‌توانید فایل‌های خود را مشاهده، upload یا مدیریت کنید.

2- ایجاد ساختار پوشه‌ها در Google Drive: یک پوشه اصلی با نام «کتابخانه دیجیتال» ایجاد کنید. برای انجام این کار، روی منوی New کلیک کرده و گزینه New folder را انتخاب نمایید. در کادر نمایش داده شده نام پوشه را نوشته و روی دکمه Create کلیک کنید. (شکل 64).

اگر پوشه را نمی‌بینید، روی گزینه My Drive در منوی سمت چپ کلیک کنید.

با دوبار کلیک روی پوشه کتابخانه دیجیتال، وارد آن شده، زیرپوشه‌های زیر را بسازید:

- کتاب‌ها: برای ذخیره‌سازی کتاب‌های الکترونیکی (EPUB ،PDF و غیره).
- مقالات: برای ذخیره‌سازی مقالات علمی و تحقیقاتی.
- منابع آموزشی: برای ذخیره‌سازی فایل‌های آموزشی مانند ویدئوها، اسلایدها و جزوات.
- دسته‌بندی موضوعی: پوشه‌هایی برای دسته‌بندی منابع براساس موضوع (مثلاً ادبیات، علوم، تاریخ و غیره).

3- upload و سازماندهی فایل‌ها: کتاب‌ها، مقالات و منابع آموزشی را در پوشه‌های مربوطه upload کنید. برای این کار ابتدا وارد هر پوشه شده و از منوی New گزینه File Upload را انتخاب کنید. سپس فایل موردنظر را جست‌وجو و انتخاب کرده و بعد روی دکمه Open کلیک کنید. منتظر بمانید تا فایل انتخابی upload شود (شکل 65). دقت کنید که می‌توانید چند فایل را به‌طور هم‌زمان انتخاب کنید.

برای هر فایل، یک نام مناسب انتخاب کنید تا جست‌وجو و دسترسی به آن‌ها آسان‌تر شود.

4- اشتراک‌گذاری کتابخانه: پوشه اصلی «کتابخانه دیجیتال» را با افراد موردنظر به اشتراک بگذارید. برای این کار روی پوشه «کتابخانه دیجیتال» راست‌کلیک کنید یا روی علامت  مقابل نام پوشه کلیک کنید. از منوی ظاهر شده از زیرمنوی Share گزینه Share را انتخاب نمایید. آدرس email افرادی که می‌خواهید این File را با آن‌ها به اشتراک بگذارید وارد کنید. سپس برای فایل‌ها و پوشه‌های به اشتراک گذاشته شده سطح دسترسی را تنظیم کنید (شکل 66).

جدول 5 سطوح دسترسی مشترکین را نشان می‌دهد.

5- ایجاد فهرست منابع: به پوشه «کتابخانه دیجیتال» وارد شوید. با استفاده از منوی New، یک فایل Google Sheets با نام «فهرست منابع» ایجاد کنید. در این فایل، اطلاعات مربوط به هر منبع (مانند عنوان، نویسنده، سال انتشار و Link دسترسی) را ثبت کنید. از قابلیت‌های Google Sheets برای Filter کردن و جست‌وجوی منابع استفاده کنید.

6-  جست‌وجوی پیشرفته: جست‌وجوی پیشرفته در Google Drive به شما امکان می‌دهد فایل‌ها و پوشه‌های خود را با استفاده از Filterها و معیارهای خاص به سرعت پیدا کنید. این ویژگی زمانی مفید است که تعداد زیادی فایل در Google Drive دارید و می‌خواهید فایل خاصی را براساس معیارهای دقیق‌تر مانند نوع فایل، تاریخ تغییر، مالک فایل یا حتی کلمات کلیدی داخل فایل جست‌وجو کنید. برای استفاده از Filterهای جست‌وجو، روی علامت  (Advanced Search) کلیک کنید. در کادر نمایش داده شده، Filterهای موردنظر خود را اعمال کنید (شکل 67).

7- نظردهی: از اعضا بخواهید با استفاده از قابلیت Comment روی کتاب‌ها نظر دهند یا پیشنهادات خود را مطرح کنند. همچنین برای ترغیب کاربران به مطالعه کتاب‌ها و مقالات، Commentهایی برای معرفی یا پیشنهاد وارد کنید. برای این کار فایل PDF کتاب را باز کنید. روی علامت Add Comment کلیک کنید.

بخش موردنظر را Highlight کنید. در کادر نمایش داده شده، نظر خود را نوشته و روی دکمه Comment کلیک کنید (شکل 68).

اگر فردی قبلاً نظری در یک فایل ثبت کرده باشد می‌توانید نظر او را مشاهده کرده و بازخورد خود را به عنوان Reply ثبت کنید (شکل 69).

دقت داشته باشید که برای comment گذاشتن، باید حداقل سطح دسترسی Commenter را داشته باشید.

commentها می‌توانند به‌صورت خصوصی یا عمومی باشند. اگر در متن comment از علامت @ همراه با نام کاربری شخص خاصی استفاده کنید (مثلاً username@)، فقط آن شخص و مالک فایل از آن مطلع می‌شوند. درSheets ،Google Docs و Slides می‌توانید commentها را ویرایش یا حذف کنید، مشروط به اینکه مالک فایل باشید یا comment متعلق به شما باشد.

8- بررسی نسخه‌های PDF: روی علامت  مقابل فایل موردنظر کلیک کنید. با استفاده از گزینه Manage Version در زیرمنوی File Information می‌توانید نسخه‌های مختلف این فایل را با تاریخ و ساعت مشاهده کنید. هر کدام از این نسخه‌ها قابل download یا حذف می‌باشند.

9- ارزیابی و به‌روزرسانی کتابخانه: به‌طور منظم کتابخانه را بررسی کنید و منابع جدید اضافه کنید. از کاربران بخواهید بازخورد خود را درباره سازماندهی و محتوای کتابخانه ارائه دهند.

Google Docs

Google Docs یک ابزار online برای ایجاد، ویرایش و به اشتراک‌گذاری اسناد متنی است که به‌عنوان بخشی از مجموعه ابزارهای Google ارائه می‌شود. با Google Docs، می‌توانید به‌صورت هم‌زمان با دیگران روی اسناد کار کنید، تغییرات را در لحظه مشاهده کنید و از قابلیت‌هایی مانندcommentگذاری، تبدیل گفتار به متن و Version History بهره‌مند شوید. این ابزار برای نوشتن مقالات، گزارش‌ها، یادداشت‌ها و همکاری گروهی ایده‌آل است و به شما امکان می‌دهد اسناد خود را در قالب‌های مختلف مانند PDF یا Word download کنید.

گزارش گروهی با استفاده از Google Docs

یک گروه 5 نفره در حال توسعه یک نرم‌افزار مدیریت پروژه هستند. این گروه شامل یک مدیر پروژه، دو توسعه‌دهنده، یک طراح رابط کاربری و یک تست‌کننده است. هر هفته، گروه باید گزارشی از پیشرفت کارها، چالش‌ها و برنامه‌های آینده ارائه دهد. این گزارش باید به‌صورت شفاف و سازمان‌یافته تهیه شود و در اختیار تمام اعضای گروه و ذی‌نفعان پروژه قرار گیرد.

1- ایجاد سند جدید: وارد Google Drive شوید و روی دکمه New کلیک کنید. گزینه Google Docs و بعد Blank Document را انتخاب کنید. در کادر ظاهر شده روی دکمه Create and Share کلیک کنید تا سند جدید ایجاد شود. سند جدید با عنوان Untitled document نام‌گذاری می‌شود.

از منوی File گزینه Rename را انتخاب کرده و نام سند را به «گزارش پیشرفت هفتگی پروژه توسعه نرم‌افزار» تغییر دهید (شکل 70).

2- ساختاردهی گزارش: بخش‌های اصلی گزارش را ایجاد کنید؛ مانند مقدمه، پیشرفت هفته، چالش‌ها، برنامه هفته آینده و نتیجه‌گیری. از Headingها برای سازماندهی بهتر گزارش استفاده کنید.

3- استفاده از تایپ صوتی: برای سرعت بخشیدن به نوشتن گزارش، می‌توانید از تایپ صوتی استفاده کنید.

برای این کار از منوی Tools، روی گزینه Voice typing کلیک کنید (شکل 71). در ابزار تایپ صوتی، از لیست زبان‌ها، زبان فارسی را انتخاب و روی آیکن میکروفون کلیک نمایید (شکل 72). حال شروع به صحبت کنید. به این ترتیب گفتار شما به‌صورت خودکار در سند تایپ می‌شود. برای اتمام این کار، روی تصویر میکروفون کلیک کنید.

4- اشتراک‌گذاری سند: از منوی File روی گزینه Share و سپس Share with others کلیک کنید. در کادر نمایشی، email اعضای گروه را وارد کرده و سطح دسترسی هرکدام را تعیین نمایید.

5- تخصیص وظایف با Commentها: هر بخش از گزارش را به یکی از اعضای گروه اختصاص دهید. از اعضای گروه بخواهید هر کدام در Google Drive خود، سند گزارش را مشاهده کرده و بخش مربوط به خود را در سند گزارش کامل کند.

از Commentها برای توضیح وظایف و درخواست بازخورد استفاده کنید. برای اضافه کردن Comment در بخش موردنظر راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Comment را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید از آیکن Comment در منوی ابزار استفاده نموده و روی دکمه Add Comment در Panel Comments کلیک کنید.

6- بررسی تغییرات با Version History: با استفاده از قابلیت Version History در Google Docs تغییرات انجام شده در سند را پیگیری کرده و در صورت نیاز به نسخه های قبلی بازگردید.

7- حالت‌های نمایشی: در Google Docs، بخش View > Mode به شما امکان می‌دهد حالت‌های مختلف نمایش و ویرایش سند را انتخاب کنید. این حالت‌ها به شما کمک می‌کنند تا نحوه تعامل با سند را براساس نیاز خود تنظیم کنید.

Google Meet

Google Meet یک ابزار ارتباط ویدئویی online است که توسط Google ارائه شده و برای برگزاری جلسات، کلاس‌ها، وبینارها و تماس‌های ویدئویی استفاده می‌شود. این ابزار با ویژگی‌هایی مانند اشتراک‌گذاری صفحه، Live Chat، ضبط جلسات و امنیت بالا، امکان برگزاری جلسات با کیفیت HD و تعداد زیاد شرکت‌کننده را فراهم می‌کند. Google Meet برای استفاده‌های شخصی، آموزشی و تجاری ایده‌آل است و به‌راحتی با ابزارهای دیگر Google مانند Google Calendar یکپارچه می‌شود.

فرم‌های Online

فرم‌های Online ابزارهای دیجیتالی‌اند که به کاربران اجازه می‌دهند اطلاعات را به‌صورت سریع، سازمان‌یافته و بدون نیاز به کاغذ جمع‌آوری کنند. استفاده از این فرم‌ها از هر مکان و هر دستگاهی، سبب صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. همچنین تولید خودکار گزارش‌ها، تحلیل نتایج را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند. از این فرم‌ها برای نظرسنجی‌ها، ثبت‌نام رویدادها، آزمون‌های آنلاین و جمع‌آوری بازخورد استفاده می‌شود.

Google Form یک نمونه عالی از این ابزارهاست که به‌راحتی قابل استفاده است.

شروع کار با Google Form

Google Form یک سرویس رایگان و کاربردی است که به شما کمک می‌کند فرم‌ها، نظرسنجی‌ها و آزمون‌های Online بسازید. این ابزار، داده‌ها را به‌صورت خودکار جمع‌آوری و سازمان‌دهی می‌کند و می‌توانید پاسخ‌ها را در قالب‌های مختلف مشاهده و بررسی کنید. برای استفاده از Google Form باید به سایت forms.google.com بروید و با حساب کاربری Google خود وارد شوید.

طراحی فرم نظرسنجی

شرکت «سیستم‌سازان نوین تکتا» پس از برگزاری رویداد سالانه «کنفرانس فناوری 1402»، در نظر دارد با استفاده از یک فرم نظرسنجی Online، بازخورد شرکت‌کنندگان را درباره کیفیت رویداد، سخنرانان و بخش‌های مختلف جمع‌آوری کند. هدف این نظرسنجی، شناسایی نقاط قوت و ضعف رویداد و بهبود آن برای سال‌های آینده است. فرم شامل سؤالاتی درباره کیفیت کلی، امتیازدهی و پیشنهادات خواهد بود. برای ساخت این فرم در Google Form مراحل زیر را دنبال کنید:

1- ساخت فرم: پس از ورود به سایت Google Form روی گزینه Blank Form کلیک کنید تا یک فرم خالی ایجاد شود. همچنین می‌توانید با انتخاب الگوهای آماده از طراحی‌های از پیش انجام شده استفاده نمایید (شکل 73).

2- تنظیم نام و عنوان فرم: پس از ایجاد فرم، در بخش عنوان فرم، عبارت «نظرسنجی کنفرانس فناوری 1402» را وارد کنید. همچنین در بخش form description توضیحات لازم در مورد فرم را وارد نمایید (شکل 74). ابزارهای نمایش داده شده به شما کمک می‌کند تا نمایش ظاهری متن‌های وارد شده را تغییر دهید. برای وارد کردن نام دلخواه برای فرم، کافی است روی بخش untitles form کلیک کرده و نام دلخواه خود را وارد نمایید.

3- اضافه کردن سؤالات: با کلیک روی گزینه Add question می‌توانید سؤال جدیدی به فرم اضافه کنید (شکل 75).

برای نوشتن متن سؤال، روی عنوان سؤال کلیک کنید (شکل 76). همچنین پس از انتخاب نوع سؤال تنظیمات مربوط به هر سؤال را اعمال کنید.

در Google Form سؤالات و گزینه‌های متنوعی را می‌توان ایجاد کرد. جدول 6 انواع این موارد را نشان می‌دهد.

4- شخصی‌سازی فرم: با استفاده از گزینه Customize Theme ظاهر و طراحی فرم خود را شخصی‌سازی کنید. این کار باعث می‌شود فرم شما جذاب‌تر و متناسب با موضوع شود. در صفحه ویرایش فرم، روی آیکن Customize Theme در منوی ابزار بالای صفحه کلیک کنید تا کادر Theme ظاهر شود (شکل 77). در این بخش می‌توانید رنگ‌ها را تغییر دهید، تصویر Header را اضافه یا ویرایش کرده و سبک فونت را انتخاب کنید.

5- تنظیمات پیشرفته: گزینه‌های Settings در گوگل فرم به شما امکان می‌دهند کنترل بیشتری روی فرم خود داشته باشید و آن را به شکلی حرفه‌ای‌تر مدیریت کنید (شکل 78).

در زبانه Settings، با فعال کردن Make this a quiz می‌توان فرم را به آزمون تبدیل کرد (شکل 79). به این ترتیب می‌توانید به سؤالات نمره اختصاص داده و کلید تصحیح مشخص کنید تا پاسخ‌های کاربران به‌صورت خودکار تصحیح شوند.

گزینه‌های موجود در بخش Response به شما امکان می‌دهند پاسخ‌های جمع‌آوری شده را مدیریت، تحلیل و ذخیره کنید (شکل 80).

در بخش Presentation می‌توان نحوه نمایش فرم به کاربران را شخصی‌سازی کرد (شکل 81).

6- پیش‌نمایش و انتشار فرم: پس از ساخت فرم، ابتدا پیش‌نمایش آن را مشاهده کنید تا از صحت آن مطمئن شوید. سپس آن را Publish کنید تا با دیگران به اشتراک بگذارید و پاسخ‌ها را جمع‌آوری کنید.

هدف اصلی پیش‌نمایش، بررسی ظاهر و عملکرد فرم قبل از ارسال آن به کاربران است. برای این کار در صفحه ویرایش فرم، روی آیکن Preview در منوی ابزار بالای صفحه کلیک کنید تا فرم به‌صورت یک پنجره جدید یا در یک زبانه جدید باز شود.

فرم را به دقت بررسی کنید. مطمئن شوید سؤالات به درستی نمایش داده می‌شوند. عملکرد دکمه‌ها را ارزیابی کنید. اگر فرم آزمون است، پاسخ‌های صحیح و نمره‌دهی را بررسی کنید. اگر مشکلی مشاهده کردید، به صفحه ویرایش برگردید و تغییرات لازم را اعمال کنید.

هدف از Publish فرم، به اشتراک‌گذاری آن با کاربران برای جمع‌آوری پاسخ‌هاست. برای این کار روی دکمه Publish در منوی ابزار بالای صفحه کلیک کنید تا کادر Publish نمایان شود (شکل 82).

پس از اینکه فرمی را Publish کردید دکمه Publish تغییر کرده و به دکمه Published تبدیل می‌شود (شکل 83).

با کلیک روی دکمه Published می‌توانید در کادر Published options دریافت پاسخ را متوقف کنید یا مخاطبان فرم را مدیریت کنید.

روی گزینه Copy responder link کلیک کنید. در کادر نمایش داده شده می‌توانید Link مربوط به فرم را کپی کرده و آن را در اختیار مخاطبان خود قرار دهید (شکل 84).

7- تحلیل نتایج: در زبانه Responses می‌توان پاسخ‌های جمع‌آوری شده را به‌صورت خلاصه شده یا تک‌تک مشاهده و تحلیل نمود. این بخش شامل نمودارهای خودکار برای سؤالات مختلف و نمایش پاسخ‌های متنی است. امکان انتقال داده‌ها به Google Sheets برای تحلیل‌های پیشرفته‌تر وجود دارد. همچنین می‌توانید پاسخ‌ها را به‌صورت فایل CSV یا Excel دانلود کنید.

برای ساخت فرم‌های فارسی بهتر است از پلتفرم‌های ایرانی استفاده کنید زیرا این پلتفرم‌ها به‌طور کامل از زبان فارسی و متن‌های RTL (راست به چپ) پشتیبانی می‌کنند و طراحی آن‌ها متناسب با نیازهای کاربران ایرانی است. علاوه بر این، امکاناتی مانند تحلیل داده‌ها، گزارش‌گیری و ادغام با ابزارهای محلی را به سادگی و بدون مشکل ارائه می‌دهند.